El Archivo Central de Educación

El Ministerio de Educación, Formación Profesional y Deportes cuenta con una unidad fundamental tanto para su quehacer diario como para dar testimonio de su actividad pasada: se trata de su Archivo Central. El Archivo Central de Educación, tiene su origen en un real decreto del año 1847 y tras haber cambiado varias veces de sede, en la actualidad se asienta en la localidad de Alcalá de Henares desde el año 1973.

La Biblioteca realizó una visita a los que también son nuestros compañeros el pasado mes de noviembre y allí pudimos conocer el trabajo que se realiza y hacernos una idea de la magnitud del mismo. Elena Sotelo es la jefa de servicio del archivo y con ella queremos dároslo a conocer un poco más:

Hola Elena, estamos en el Archivo Central del Ministerio, que recoge una gran cantidad de documentación repartida en varios depósitos. ¿Nos podrías contar qué tipo de documentos son los que podríamos encontrar aquí?

Buenos días. Es verdad que tenemos nuestra documentación repartida, pero nosotros preferimos hablar de dos sedes, en lugar de hacerlo de depósitos: una principal, sería la ubicada en la parte derecha de la octava planta del Archivo General de la Administración, en Alcalá de Henares, que es el Archivo propiamente dicho. Y otra, que denominamos Depósito de Meco, aunque realmente pertenece también al mismo término municipal, y que se compone de parte de dos naves.

En ambos casos se custodia la documentación generada a lo largo del tiempo por las diferentes unidades que conforman, o han conformado en algún momento, el actual Ministerio de Educación, Formación Profesional y Deportes, en cualquiera de sus denominaciones. Abarca, por tanto, una temática de lo más variada que va desde los expedientes de personas que han estado vinculadas al Ministerio a nivel laboral, hasta asuntos relacionados con normativa educativa, pasando por proyectos de construcción y reformas de centros escolares, institutos o universidades, etc.

A nivel cronológico, aunque conservamos documentación de, prácticamente, todo el siglo XX, la mayor parte de nuestro fondo comprende desde los años 50-60 hasta la actualidad.

¿Es un archivo abierto a todos los ciudadanos? ¿Qué usuarios son los que se interesan por la información que podéis proporcionar desde aquí?

Efectivamente, éste como otros Archivos Centrales, está abierto a todos los ciudadanos, lo que no quiere decir que estos puedan consultar libremente cualquier documento de los aquí depositados. En este sentido, la normativa vigente establece algunas restricciones en cuanto a su accesibilidad. Dichas limitaciones se refieren, fundamentalmente, a la documentación que pueda contener datos de cualquier índole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen.

En cuanto al tipo de usuarios externos que se dirigen a nosotros, podemos distinguir dos grupos. Por un lado, estarían los que necesitan consultar nuestros fondos documentales para la realización de algún tipo de investigación cultural o histórica (profesores, estudiantes universitarios, o cualquier otro ciudadano que, por ejemplo, quiera obtener información sobre algún familiar -padre, abuelo, etc.-, que hubiera tenido relación con el Ministerio a nivel laboral o académico). Y, por otro, las personas que, en el ejercicio de su actividad profesional, necesitan consultar alguna documentación (por ejemplo, arquitectos u otros técnicos que se hallen inmersos en proyectos de reforma de algún centro educativo y requieran acceder a los proyectos originales o sucesivas reformas que se hayan llevado a cabo en éste).

¿Podéis explicarnos cuáles son vuestras funciones principales, para que quienes nos lean se hagan una idea de vuestro cometido dentro y fuera del Ministerio?

En líneas generales, la misión del Archivo Central consiste en conservar, organizar y difundir los documentos generados por la Administración Educativa Española desde mediados del siglo XIX.

A nivel interno del propio Ministerio, nuestras funciones fundamentales son:

- La recogida, custodia y conservación de la documentación producida por las diferentes unidades departamentales, así como la asistencia técnica en todo lo relativo a la gestión documental.

- El apoyo a dichas unidades en sus tramitaciones a través de nuestro servicio de consulta y préstamo administrativo de los expedientes que ya nos han sido transferidos.

A nivel externo, nuestro cometido principal consiste en atender a los ciudadanos que solicitan la consulta de nuestros fondos documentales con fines culturales, históricos, etc., ya que constituyen un elemento fundamental para profundizar en el conocimiento de la historia de la educación en España.

Parece que la documentación que se custodia aquí no es de mucha antigüedad. Sin embargo, seguro que estos años habéis asistido a algún descubrimiento curioso…

Según la teoría archivística, el Archivo Central no debería albergar documentación de más de quince años de antigüedad, puesto que todo lo anterior debería haber sido transferido al AGA. No obstante, el escaso espacio disponible en este centro, ha hecho imposible la realización periódica de dichas transferencias. Esto ha provocado que, como ya he comentado, las fechas extremas de nuestros fondos se extiendan hasta mediados del siglo XX. Incluso, hay algunos expedientes de los años treinta. Y, como curiosidad, nos gustaría señalar que hace un par de años, aproximadamente, “descubrimos” que conservábamos una colección de placas de vidrio datada entre finales del siglo XIX y principios del XX. Afortunadamente, en las próximas semanas, esta “joya” pasará a formar parte de los fondos del Archivo General de la Administración.

Por otro lado, también contáis con documentación que está deteriorada o que aparentemente es de poco valor… esta documentación ¿la podéis eliminar?

Toda la documentación que custodiamos, a priori, tiene valor, en cuanto que, como documento de archivo es único e insustituible. De hecho, según la Ley de Patrimonio Histórico, todos los documentos, de cualquier época, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por cualquier organismo o entidad de carácter público, forman parte del Patrimonio Documental. Eso quiere decir que no se puede eliminar nada sin haber realizado los estudios interdisciplinares pertinentes y sin contar con la aprobación de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, formada por miembros de diferentes organismos de la Administración General del Estado.

¿Crees que los archivos y los archiveros siguen siendo unos grandes desconocidos para una parte de la población? Háblanos un poco de vuestra profesión y del fin que persigue.

Estoy totalmente de acuerdo en que los archiveros seguimos siendo unos grandes desconocidos para la mayoría de la población. Todo el mundo, o casi todo el mundo, sabe a qué se dedica un bibliotecario o un conservador de museos, a pesar de formar parte del mismo cuerpo profesional, y creo que es culpa nuestra, como colectivo, no haber sabido hacernos más “visibles”. Sin embargo, se está trabajando mucho en este sentido y me parece que las cosas están cambiando poco a poco, así que soy optimista en este sentido.

Nuestra profesión consiste, básicamente, en conservar, organizar y difundir la documentación generada en el ejercicio de sus funciones por una institución pública, privada. Dicha documentación puede servir, por un lado, para apoyar la realización de trabajos de investigación histórica sobre cualquier tema, en función del archivo en el que estemos desempeñando nuestro trabajo. Y, por otro, para proporcionar a las instituciones que corresponda, los antecedentes documentales necesarios para la tramitación administrativa de los expedientes en el ámbito de sus competencias, tanto de cara a la propia institución, como de cara a los ciudadanos, constituyendo, en este sentido, una garantía fundamental en cuanto al ejercicio de sus derechos.

En la era de la creencia de que “todo está en la web”¿Cuáles son en tu opinión, los mayores retos a los que os enfrentáis?

Nuestro principal problema, en relación con esa creencia es que se tiende a pensar que los archiveros podemos localizar toda la documentación que nos solicitan “a golpe de ratón”, es decir, tecleando únicamente los datos en un ordenador. Y eso, como proyecto a futuro está genial, porque implicaría no sólo disponer de un programa o aplicación en el que volcar toda la información relativa a los fondos documentales que custodiamos, sino del personal suficiente para poder describirlos en su totalidad, lo cual resulta, a día de hoy, totalmente imposible. Por tanto, el reto principal reside, a mi juicio en intentar tener controlado el mayor volumen de documentación posible, aunque sea con una información a nivel general que permita su localización. Y, a partir de ahí, priorizar el tratamiento de aquella que sea más susceptible de consulta. Con los medios de que disponemos normalmente en los archivos no se puede hacer mucho más.

Muchas gracias por tu colaboración Elena, esperamos haber contribuido desde aquí a esa visibilidad de vuestras tareas, tan fundamentales, y a dar a conocer un poco más nuestro archivo.